【提升】Excel的逆行者，不会才得学！

金穗源商学院 JSY-GSB 

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Excel是我们财务人员工作常用的工具。作为一个工具，强大的地方就是在于，一旦熟练掌握了它，你所收获的将会远远超过当时学习所付出的时间与成本。

的确，我们对Excel并不陌生，也深谙它的重要性，然而——

大多数的人都认为自己会几个常用的函数、几个操作的快捷键，就是掌握了100%的Excel，因此，能用好它的人寥寥无几。

你是否也一样？

▼ 别人用Excel公式“Alt+=”几下就能搞定的数据统计，你还在按计算器一道一道地算；

▼ 别人利用“VLOOKUP函数”迅速找出了目标数据，你还在忙于手动地输入；

▼  最后花了很多时间，别人利用数据透视图做出的图表直观又简洁，你做的图表不仅简陋，还错漏百出。

“Excel”一词，本身就是“优于、胜过”的意思。

而作为Office的三大办公工具之一，Excel的强大远超过你的想象。它不仅仅是一个处理数据的工具，还是能够建立数据思维的利器。

那么，精通Excel，到底有多好——

▷工作上，学好Excel就等同于有了一把所向披靡的武器，应付老板各种个性化需求得心应手，还怕升职加薪轮不到你吗

▷ 简历上，增光添彩，别人的一句“精通Excel”，你却可以写上“熟练掌握VLOOKUP、IF、FIND等函数，会用数据透视表进行统计分析......”

▷ 团队合作上，熟练掌握职场必备技能Excel，自己的工作不求人还能帮助同事，职场小红人get√

▷面对一堆繁琐的数字，再也不用熬夜加班，工作效率提升了，私人时间自然就多了。

精通Excel其实并不难，现在行动起来也不算太晚。下面从数据处理技巧、表格处理技巧、函数处理应用三个方面给大家分享一些好用的Excel技巧~

一、数据处理技巧

1、相同内容快速录入

每次录入数据的时候，总要录入很多相同的数据，是不是很烦啊？其实这个时候有一个操作可以帮助到大家。

只要选择好录入的区域，然后直接在编辑栏中输入要录入的相同内容，最后直接按住键盘上的【Ctrl+Enter】快捷键就行啦，就能快速完成相同数据的录入了。

2、重复数值快速删除

需要在数据众多的Excel表格中找出相同的数据，然后再删除掉？其实，这个时候直接这样做就行啦：将表格中所有的数据选中，然后再点击菜单栏中的【数据】，选择【删除重复项】就行啦，就能快速将表格中重复的数值统统删除掉了！

3、数据四舍五入

在处理表格数据的时候，有时候我们还要对数据进行四舍五入，其实这个时候可以直接通过一个公式来搞定。直接在单元格中，输入这个公式：【=ROUND(A2,2)】，然后再进行下拉填充就行啦。

4、快速冻结首列数据

表格数据太多，查看起来很不方便？其实我们在查看之前，可以先冻结表格的首列数据，然后再进行查看。

直接点击菜单栏中的【视图】，然后选择【冻结窗格】，点击【冻结首列】就行啦，之后无论我们怎么拖拉，都能一直看到首列数据了。

二、表格处理技巧

1、快速制作单斜线表头

不知道如何在Excel中制作单斜线表头？这里有一个很简单的操作。右键某个单元格，然后点击【设置单元格格式】，点击【边框】，选择斜线边框，最后点击【确定】就行啦。

2、快速插入空行

在Excel中插入空行，其实有更简单的操作，要插入几行数据，直接选择几行，然后鼠标右键，选择【插入】就行啦~

3、行列转置成新的表格

在Excel中，我们可以通过行列转置生成新的表格呢。只要先选择好进行转置的Excel表格，然后将这个表格复制下来，接着再右键选择【选择性粘贴】，最后直接点击【转置】就行啦。

三、SUBTOTAL函数处理应用

1、SUBTOTAL基础用法

不得不提一下，SUBTOTAL是Excel中唯一一个能统计用户可见单元格的函数，所以如果碰见筛选/隐藏单元格，首选使用这个函数。

官方对这个函数的介绍是返回列表或数据库中的分类汇总，也就是说这其实是“一群函数”，来简单看下它的语法：

参数非常简单，后面的ref直接看成是单元格区域即可。

重点在于function_num这个参数的相关配置，这个参数的范围从1~11或者101~111，刚好相当于11个函数，这里已经帮大家列出来了。

当function_num=1的时候，也就意味着有以下公式的成立：

同理当function_num=2的时候，SUBTOTAL函数就变成了COUNT函数，以此类推。

同理当function_num范围是101~111的时候也是这样理解，现在是不是一目了然了呢？

2、忽略隐藏值

那么问题来了，当function_num的范围从101~111的时候，跟1~11有什么区别呢？其实最大的区别就是：

① 1~11的时候，隐藏的单元格也会参与计算（例如隐藏了不可见单元格）；

② 101~111的时候，隐藏不可见的单元格不会参与计算；

芒种君来给大家举一个小小的例子，在下图中，将5/6/7/8这4行给隐藏掉，当function_num等于9的时候计算结果为459，而等于109的时候计算结果为292。

这就证明了当function_num以10开头的时候，是不会将隐藏单元格参与运算的，而这也是这个函数与SUM函数的第一个差异。

3、筛选数据下的SUBTOTAL

除了隐藏单元格之外，筛选数据也会产生不可见单元格，那么在筛选下SUBTOTAL会有什么特征呢？

我们来尝试将上面那一份函数的案例修改成筛选的情况，筛选出所有的单数，如下：

可以发现，无论function_num为9或者109，计算的结果都是308，也就是说，在筛选情况下SUBTOTAL永远只会计算可见单元格（针对11个函数）。

而SUM函数默认是将所有的单元格全部参与运算了。

这也是SUBTOTAL和SUM等函数的第2个差异。

4、SUBTOTAL的计数功能

接下来看下这个函数的计数功能，当function_num等于2或者3的时候，就化身成为COUNT和COUNTA函数。

来看一个简单的小案例：

可以发现当function_num=2的时候，只会统计数字单元格的数量，这里的“无业绩”并非数字。

所以计算的结果结果为9，实现了COUNT函数的功能。

而当function_num=3的时候统计非空单元格，这里并没有空单元格，所以结果为10，跟COUNTA函数一模一样。

没有什么太神秘的地方，当成COUNT和COUNTA使用即可。

5、自动编号功能

“如何在筛选后的表格输入连续的序号”，这是一个令很多Excel使用者奔溃的问题，其实SUBTOTAL就可以轻松实现这个需求。

例如筛选出电脑产品后，要给工号依次录入序号：

如果我们直接下来填充之后，发现所有的序号都变成了1，永远都填充不出1、2、3、4这种序号。

其实输入公式：=SUBTOTAL(3,$C$3:C3)*1，然后双击下拉填充，就可以轻松完成这个需求：

那么为什么要在公式的最后写多一个*1呢？加上*1之后，如果我们的最后一行没有被筛选出来，双击下拉填充的时候，公式也能填充到最后一行。

这是一个非常棒的技巧，也是非常细节的地方。

6、避免同类计算

这是一个制作财务报表经常会出现的小烦恼，同时使用了小计和合计，合计的时候需要使用多个SUM函数相加才能统计出来，非常繁琐。

其实SUBTOTAL还有一个特性，就是不会将由SUBTOTAL计算出来的数值参与运算，这句话怎么理解，看下下图相信你就明白了。

上图中，小计和总结中都使用了SUBTOTAL公式，虽然在总计中中将2个小计单元格也包含了进去，但是并不会参与运算，这就很优雅解决了总计求和的繁琐公式问题。

财务工作中，由于面临着大量的数据，离不开Excel表。所以Excel技能提升是一个成熟财务必备的能力。金穗源开设了“Excel技能提升训练营”，帮助财务们熟练Excel的技能。让您事半功倍，节省工作量，而且还让您的工作成果显得更专业化！赶快加入学习吧！

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